Datenschutz auf neuen Beinen

Seit dem 25.05.2018 gilt das neu aktuelle Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) und die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) 2016/679. Insbesondere die EU-DSGVO sieht erhebliche Änderungen im Bereich der personenbezogenen Daten vor.

Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten wird über den § 26 BDSG n.F. „Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses“ gesetzlich beschrieben: „Die Datenverarbeitung von personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.“

Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung unterliegen eine Vielzahl von Datenaustausch-, Datenweiterleitungs- und Datenerhebungsverfahren einer gesetzlichen Grundlage. Aus diesem Grund ist kein aktives Einverständnis des Arbeitnehmers für die Erhebung und Verarbeitung der dafür erforderlichen Daten notwendig.

Dennoch möchten wir Ihnen einen Überblick über die Arbeitgebermeldeverfahren in der Entgeltabrechnung geben.

Nachfolgend erhalten sie eine Aufstellung der gängigen Meldeverfahren inklusive der Angabe der Grundlagen bzw., wenn möglich, der Datensatzbeschreibungen.

Lohnsteuer

Abruf elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale

Seit dem 01.01.2013 ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers aus der ELStAM-Datenbank abzurufen.

Das entsprechende BMF-Schreiben ist hier bereit gestellt: BMF-Schreiben

Weitere umfassende Beschreibung zum Verfahren erhalten Sie
für Arbeitgeber unter: Elster-Arbeitgeber
für Privatpersonen unter: Elster-Arbeitnehmer

Leider gibt es zu diesem Verfahren keine öffentlich zugängige Datensatzbeschreibung.

 

Lohnsteuerbescheinigung

Zum Ende des Kalenderjahres oder bei einem unterjährigen Austritt ist der Arbeitgeber verpflichtet alle steuerrelevanten Abrechnungsdaten elektronisch an die zuständige Finanzbehörde zu übermitteln.

Hierfür wird jedes Jahr ein BMF-Schreiben veröffentlicht, welches die Inhalte einer Lohnsteuerbescheinigung definiert. Die aktuell gültige Beschreibung finden sie hier: Lohnsteuerbescheinigung 2018

Leider gibt es zu diesem Verfahren keine öffentlich zugängige Datensatzbeschreibung.

 

Digitale Lohnschnittstelle

Für die Datenbereitstellung zu Lohnsteueraussenprüfung des Arbeitgebers gibt es seit dem 01.01.2018 eine Vorschrift zur verbindlichen Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto, die Digitale LohnSchnittstelle (DLS).

Die Verbindliche Anwendung wurde mit dem BMF-Schreiben vom 26.05.2017 bekannt gegeben: BMF-Schreiben

Die Schnittstellenbeschreibung und weitere Informationen sind auf der Internetpräsenz des Bundeszentralamtes für Steuern verfügbar: Bundeszentralamt für Steuern

 

Sozialversicherung

Im Bereich der Meldeverfahren gibt es folgende Reihenfolgen zu beachten:

  1. Gesetzliche Regelung
  2. Gemeinsame Grundsätze
  3. Verfahrensbeschreibung
    1. Anlage 1 meistens Datensatzbeschreibung
    2. weitere Anlagen für Schlüsselzahlen, Klarstellungen, Beispiele etc.

Da sich insbesondere ab dem Punkt 2 regelmäßig Änderungen ergeben sind in dieser Aufführung lediglich die Hauptseiten zu einem Verfahren verlinkt.

 

DEÜV-Meldeverfahren

Damit es den Sozialversicherungsträgern möglich ist ihre gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen sind sie auf Informationen der Versicherten angewiesen. Einen Großteil der Informationen erhalten die Sozialversicherungsträger über den Arbeitgeber.

Mittlerweile erhalten die Arbeitnehmer auch zum Teil proaktiv Informationen (z.B. die Versicherungsnummer) über ihre Arbeitnehmer von den Sozialversicherungsträgern.

Mit dem DEÜV-Meldeverfahren wurde ein einheitliches Verfahren, welches geschaffen diesen Meldedialog beschreibt. DEÜV-Meldeverfahren Info

 

Erstattungen nach Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)-Verfahren

Arbeitgeber beantragen im Zuge dieses Meldeverfahren die Erstattung von weitergezahltem Entgelten und Sozialversicherungsbeiträgen im Falle einer Krankheit des Arbeitnehmers sowie die Erstattung der Zahlung von verpflichtenden Leistungen aus dem Mutterschutzgesetz.

Das maschinelle Antragsverfahren wird hier beschrieben: AAG-Verfahren Info

 

Entgeltersatzleistungen (EEL)-Verfahren

Für ArbeitnehmerInnen, die Anspruch auf eine Entgeltersatzleistung haben (z.B. Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes) , muss der Arbeitgeber bestimmte Informationen, die für die Ermittlung der Höhe der Entgeltersatzleistung relevant sind an den Sozialversicherungsträger maschinell übermitteln.

Der Arbeitgeber erhält in diesem Verfahren auch Meldungen seitens der Sozialversicherungsträger.

Die Teilnahme am Datenaustausch Entgeltersatzleistungen ist für die Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verpflichtend. Das komplette Meldeverfahren wird hier beschrieben: EEL-Verfahren Info

 

Meldeverfahren zur Unfallversicherung

Seit dem 01.01.2017 ist der summarische Lohnnachweis zur Unfallversicherung elektronisch von den Arbeitgebern an die Unfallversicherung zu melden.

Auch wenn hier keine Angaben über einzelne Personen übermittelt werden, möchten wir dieses Verfahren hier dennoch aufführen.
Unfallversicherung Info

 

Entsendung (A1)-Verfahren

Für Mitarbeiter, die für einen befristeten Zeitraum von maximal 24 Monaten einer Beschäftigung innerhalb der EU- bzw. EWR-Staaten und der Schweiz nachgehen, muss eine A1-Bescheinigung vorliegen, die nachweist, dass diese Person in Deutschland der Sozialversicherung unterliegt. Dazu ist vom Arbeitgeber ein elektronischer Antrag ab dem 01.01.2019 verpflichtend.
A1-Verfahren Info

 

Betriebsprüfungsverfahren (euBP)

Zur Unterstützung der Betriebsprüfung seitens der Sozialversicherung kann der Arbeitgeber, dem Prüfer elektronisch Daten bereitstellen. Die ausführlichen Informationen zu diesem Verfahren sind hier aufgeführt: euBP Info

 

Zahlstellenmeldeverfahren

Um die Beitragspflichtig zur Kranken- und Pflegeversicherung ausführen zu können sind die Zahlstellen (häufig ehemalige Arbeitgeber) verpflichten den gesetzlichen Krankenkassen die Höhe und jegliche Veränderung eines Betriebsrentenbezuges elektronisch mitzuteilen.

Die ausführlichen Informationen zu diesem Verfahren sind hier aufgeführt: ZMV-Verfahren Info

 

Bescheinigungen Agentur für Arbeit (BEA)- Verfahren

Nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung gemäß § 312 SGB III ausstellen. Wenn der Arbeitnehmer nicht widerspricht, kann dies auf elektronischem Weg erfolgen.

Die Grundlagen dafür sind hier zu entnehmen. BEA Info

 

Bescheinigungen Elektronisch Anfordern und Annehmen (rvBEA) – Verfahren

Mit Hilfe von rvBEA können Rentenversicherungsträger bei einem Arbeitgeber Bescheinigungen elektronisch anfordern. Ebenso können über diese Verfahren Anträge des Arbeitgebers oder Rückantworten entgegen genommen werden. Damit soll die Digitalisierung in der Rentenversicherung ausgebaut werden.

Weitere Informationen dazu sind auf der Internetpräsenz der DRV Bund verfügbar. rvBEA Info

 

Elektronische Anforderung einer Gesonderten Meldung (GML57) – Verfahren

Arbeitgeber haben auf Verlangen des Arbeitnehmers die beitragspflichtigen Einnahmen für abgelaufene Zeiträume frühestens drei Monate vor Rentenbeginn gesondert zu melden. Dies gilt ebenso bei einem Auskunftsersuchen des Familiengerichts im Versorgungsausgleichsverfahren. Bisher erfolgte diese Aufforderung auf dem Postweg, seit dem 01.01.2018 erhalten die Arbeitgeber die Aufforderung auf elektronischem Weg. GML57 Info

 

Andere

Im Folgenden listen wir noch weitere Meldeverfahren in der Entgeltabrechnung auf.

Schwerbehindertenausgleichsabgabe

IW-Elan 2017

 

Zusatzversorgungskassen des öffentlichen Dienstes (ZVK)

ZVK Info

 

Versorgung Bund Länder (VBL)

VBL Info

 

Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft und die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes (SOKA-BAU)

SOKA-BAU Info

 

alle Angaben ohne Gewähr

Angaben Stand 04.06.2018